En alguna presentación del año pasado, escribí sobre las ventajas de utilizar el conocimiento (know-how) de nuestros proveedores para reducir costos, hoy les traigo una de mis «cláusulas» preferidas, inicialmente utilizada por Toyota, pero hoy ampliamente difundida, y que me ha permitido obtener beneficios gracias a la utilización de mejores prácticas, innovación y eficiencias que no hubiésemos logrado sólos.
Destaco que puede usarse tanto en compras Directas como en Indirectas y Servicios, basta que estemos trabajando con un horizonte de largo plazo en la forma de compra/contratación.
La idea original es bien simple: Si un proveedor puede cumplir con mi necesidad (aunque no necesariamente con mi especificación) a un costo menor que el actual, estoy dispuesto a probar esa idea y quedarme «sólo» con la mitad de esa economía (recuerden que la economía no existiría si no fuera porque el proveedor trae una idea).
La gráfica se explica por sí misma, obviamente a cualquier empresa le interesa ganar más y no necesariamente facturar más, y es por eso que funciona.
Doy tres ejemplos sacados de mi propia experiencia, y generalizo los conceptos principales a partir de ahí.
Materiales Directos
Nuestras especificaciones suelen no contener las últimas innovaciones en materia de tecnología, son los proveedores los que más pueden aportar en este sentido y afinar la «escucha» permite conocer qué están haciendo otras empresas a las que los mismos proveedores surten y copiar con menores riesgos que siendo pioneros.
Reemplazar unos insumos por otros que hasta pueden tener un mayor precio unitario, pero que por su rendimiento generan incrementos en la eficiencia y productividad de las líneas de producción que sobre compensan el mayor costo del material, suele tener como desventaja que el «sistema de costeo» no reconoce estos logros «a priori», y hay que armar un caso de negocio, anualizar costos y economías y dejar que el dinero hable por si sólo.
Materiales Indirectos y Equipos Auxiliares
La situación aquí es aún peor, ya que nuestra empresa ni siquiera cuenta con especialistas, y las especificaciones suelen repetirse año tras año casi sin sin modificaciones, basadas en paradigmas del pasado.
Conociendo esto los proveedores suelen ofrecer muestras para pruebas a escala industrial y los cambios se realizan contra evidencia experimental propia luego de haberla verificada fácticamente.
Servicios
Aquí la situación es la peor de todas, contamos con una detallada especificación de cómo el prestador debe brindar el servicio, y con cuánto personal debe realizar las tareas, pero pocas veces los objetivos de la contratación están claramente definidos. Para peor se dedican muchas páginas para escribir lo que podría reemplazarse con algunas fotos con indicaciones entendibles para todos los involucrados (desde quienes efectivamente realizarán estas tareas hasta quienes efectúen el control de las mismas)
Un ejemplo claro es el Servicio de Limpieza: se especifica al detalle cuánta gente debe realizarlo, en qué días y horarios se limpiarán los ventanales (aunque llueva), pero en ningún lugar se define que es «limpio» a los fines prácticos (un quirófano si tiene esto especificado, al igual que una máquina para hacer salchichas, pero que se entiende por un baño «limpio» no es tan claro y a esto me refiero.
Al contratar, ningún oferente (excepto el proveedor actual), conoce en detalle si lo que pedimos alcanza o sobra. Por eso de entrada ofrecen estrictamente lo solicitado. Si luego de estar un tiempo operando encuentra (o conoce) alguna forma de lograr resultados satisfactorios con menos recursos, se lo guarda, ya que si menciona lo que puede hacer, pretenderemos reducirle proporcionalmente su facturación, y quedarnos con todo el beneficio, y es por eso que no conseguimos nada.
Conclusión
Culturalmente, quienes son responsables por escribir y/o aprobar especificaciones como parte de su descripción de puesto pueden poner toda su experiencia y conocimiento en esta tarea; aun así, la velocidad con que el conocimiento se incrementa en este siglo hace que sea una tarea imposible mantenerse al tanto de todo lo nuevo que aparece en los mercados, siendo aquellos que se dedican a esto, los que efectivamente más saben.
Las cláusulas de compartir beneficios, parten de la idea que es mejor recibir el 50% de los beneficios que trae una innovación a aferrarnos a una especificación que a poco de ser escrita queda desactualizada por la vorágine del desarrollo humano.
Una ventaja adicional es que no se «castiga» la falla: una idea que resulte no tan buena una vez implementada, sino que sólo se vuelve a la posición (especificación) anterior y se aprende para la próxima, propiciando una cultura innovadora que afecta positivamente a todos los eslabones de la cadena de abastecimiento.
