Dado que la gran mayoría de las compras se repiten al menos anualmente, una vez pasada ESTA urgencia, podemos analizar que tan probable es que vuelva a pasar. Por ejemplo, nos piden los almanaques, agendas, canasta de fin de año en Diciembre, y ahí ya es muy poco lo que puede hacerse. Nada impide poner en nuestro calendario (de gmail, outlook, etc) un recordatorio para dentro de 8-10 meses y ir a buscar las propuestas al mercado con los volúmenes del año anterior y presentarle al cliente interno las propuestas ANTES que emita la requisición. Seguramente los costos serán menores ya que los proveedores pueden conseguir también mejores ofertas de sus propias fuentes de suministro.
Con productos repetitivos con gran frecuencia de compra (gran parte del MRO), lo ideal es armar un acuerdo de largo plazo con un Proveedor confiable (aun en períodos de alta inflación). El volumen para salir al mercado será el del año anterior, indicando que no se garantiza cumplirlo ni en general, ni ítem por ítem, sino que el mismo se indica como información de lo ya acontecido. Y si hay mucha variabilidad, hasta pueden incluir una cláusula de incrementos/reducción de precio por volumen (>20%), por debajo de eso la mayoría de los proveedores lo considerará normal. Sobre si conviene o no un precio anual inamovible, pronto lo cubriré en otro post específico.
Hay que recordar que el costo de hacer una Orden de Compra (y que involucra a todos los que intervienen) se encuentra entre 75 y 150 US$ (estándares mundiales), y además llevan su tiempo, trabajar así es como intentar matar las hormigas de a una en lugar de ir al hormiguero.
De esta forma se resuelven la mayoría de los problemas de urgencia, veamos ahora qué hacer con el resto.
Si su empresa tiene Procedimientos de Compras (y si no, ya tienen algo en qué trabajar cuando bajen las urgencias!), es importante plantearse qué Talle Único, garantiza que a la mayoría no le quede bien. Lo mismo pasa con los Procedimientos de Compras, y para abreviar sugiero que cuando algo es Urgente (no se pudo prever), lo más importante es la velocidad de respuesta, el Comprador debe enfocarse en buscar la primera oferta razonable (sólo el usuario que sabe lo que está en juego puede determinar que es o no razonable), la autorización para comprar «Urgente» debe subir como mínimo un nivel y estar formalizada (después de que pasó la urgencia, nadie se acuerda de hacer los papeles) y es Auditoría quien debe determinar si la Urgencia es tal, si fallaron otras alertas y controles, o si el usuario sólo está tratando de eludir el trabajo de Compras. No es trabajo del departamento de Compras determinar si la urgencia existió o no, y no debería opinar!
Sobre lo que si puede opinar, es sobre sectores/áreas/personas cuyos pedidos son notoriamente más urgentes que el resto con similar entorno, para eso conviene contar con un Indicador de Urgencias (en realidad 2 ya que conviene llevarlos en $$ y en Cantidad) sobre el total de las requisiciones tratadas.
Si le gusta ser Bombero y sentirse apreciado, permítame estas observaciones:
a) Cuando Auditoría verifica si se cumplió o no el Procedimiento, el que está generalmente flojo de papeles, es el Comprador que actúa por impulso o presión del usuario, y ya nos veremos cuando esté buscando trabajo y me cuente porque lo desvincularon.
b) Por más eficaz que usted sea resolviendo urgencias, es poco el valor agregado que tiene para mostrar, así que ya sabe porque no se pagan mejor, usted evitó pérdidas con su accionar, pero es muy difícil que pueda cuantificarlas (y menos si se pasa todo el día haciendo más de lo mismo).
Hasta el próximo post!
