Hoy les escribo sobre algunas prácticas comerciales que sólo favorecen a los vendedores, y que a pesar de estar ampliamente difundidas debemos saber que no nos conviene aceptarlas.
Antes una advertencia: Si Ud. compra/contrata muy poco volumen respecto de lo que su proveedor vende, a lo sumo conseguirá una sonrisa, caso contrario preste atención.
Práctica #1: Cuanto más se gasta más se paga – Management Fee
Agencias de Viajes, Despachantes de Aduana, Selectoras de Personal, etc. nos han acostumbrado en sus propuestas a «Cobrar un % del Gasto» como si eso les diera más trabajo contratar un hotel 5 estrellas que uno de 3 o emitir un pasaje a la China en lugar de a Uruguay, hacer un despacho por 10 ton o por 10000 ton de arroz, que el candidato elegido «cierre» por un salario de $30000 o $40000 para la misma posición.
Separar lo que es trabajo administrativo (clerical work), del valor agregado o no por el prestador, permite premiar al que nos ayuda a cumplir con nuestros objetivos de reducir el costo total de adquisición.
En ese sentido un viaje con 2 escalas y cambio de aerolínea debería pagar por el servicio de agencia más que otro directo, un despacho de «repuestos» bastante más la primera vez que se traen y luego algo más que el de una materia prima, etc.
El premio por obtener ventajas y traspasarlas al cliente (nosotros), si deberíamos premiarlo, y también castigar la falta de valor agregado, sobre todo en relaciones de largo plazo.
Como ejemplo si en un despacho a plaza de un insumo habitual donde históricamente tenemos un incremento sobre precios ex-work de 25% hasta su nacionalización, y el despachante por su accionar (mejor clasificación arancelaria – solicitud de documentos de origen en forma oportuna – seguimiento de la operación, etc.) lo reduce a 23% deberíamos compartirle parte de ese beneficio, claro que esto reporta algún trabajo adicional, pero nos da visibilidad sobre la eficacia y la eficiencia de nuestro prestador.
Práctica #2: Se paga por consumo independientemente del rendimiento
Film streech es probablemente el mejor ejemplo, pero muchos consumibles a granel tienen el mismo comportamiento. Se compran rollos de film para «unitizar» los pallets, pero no se acepta que nos entreguen en comodato máquinas semiautomáticas para utilizarlo, para no quedar comprometidos a comprarle a ese proveedor toda nuestra necesidad.
Resultado, no hay un estándar de consumo, sino que cada operario le pone tantas vueltas de film como le parezca, y muchas veces los rollos tienen material con una resistencia menor a la especificada (se suele medir el espesor del film, pero casi nadie tiene equipamiento para medir estiramiento y resistencia).
En definitiva, se compra por kilo, se usa por metro y nadie se preocupa demasiado por cuánto realmente se necesita en cada pallet. Ya hay empresas que evitan esto y tienen un modelo de negocio más inteligente: Su objetivo es bajar el costo de unitizar los pallets. Cuánto film se necesita y la calidad del mismo, dejan de ser un problema, se paga «por pallet», el proveedor provee máquinas y el film, las regula para verificar que se utilice lo necesario, y si considera que hay sustitutos mejores (como el film preestirado), y le conviene cambiarlo, lo hace.
La empresa paga en función de su objetivo, controla que los pallets están firmes con un «ensayo ad-hoc de movimiento de la carga» y puede desentenderse de otros controles, y para que el proveedor no sufra por «usos no autorizados», compra film de color para usos manuales evitando confusiones (y vivezas criollas).
Práctica #3: El contrato se renueva automáticamente si usted no informa fehacientemente en determinada fecha
Suelen ser contratos de adhesión, por ejemplo a 36 meses y el cliente asume la responsabilidad de tener que informar al proveedor en determinada fecha para darlo por terminado, por ejemplo con 60 días de anticipación, lo usual es que no se hace un seguimiento tan detallado y con los cambios de actores y responsables, o se avisa antes (pocas veces) o después (casi siempre con el acuerdo ya vencido/renovado).
En las prácticas y procedimientos de Compras, debe quedar claro que esta responsabilidad (aunque compartida con el área usuaria) nos traerá el problema de vuelta si no encaramos su solución. Escribiendo esto post-outlook, es inaceptable que no tengamos un calendario compartido por toda el área donde cada comprador cargue no sólo la fecha de vencimiento de los contratos, sino incluir el Nro. de Pedido en el ERP, y la anticipación para que envíe un recordatorio a todo el sector que de tiempo para preguntar al área usuaria si desea continuar con el prestador actual, cumplir las formalidades del acuerdo y contar con algún comentario que pueda servirle a quienes deban renegociar (pocas veces será el mismo comprador).
Colocar en las cláusulas generales de contratación que la empresa no acepta «tácita reconducción», no es suficiente ya que el orden de prelación de los documentos hace que sean precedidos por el propio contrato firmado, obviamente que objetar esta práctica (#3) es lo aconsejable pero muchas veces no tendremos el poder para hacerlo, y en todo caso el calendario compartido es una buena práctica!
Hasta el próximo post!
